Microsoft Outlook

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Outlook (OL) [ˈaʊtˌlʊk] (für Windows) und Entourage (für Mac OS) sind verbreitete Personal Information Manager der Firma Microsoft. Die Windows-Version heißt Outlook, die Macintosh-Version dagegen seit 2001 Entourage. Vom Funktionsumfang her sind beide Produkte ähnlich.

Outlook ist primär der Client zum Exchange Server und erschien 1997 im Zusammenhang mit Microsoft Office 97, wo es den „Exchange Client“, der bis Exchange Server 5.0 noch ausgeliefert wurde, sowie Schedule+ vereinte und ersetzte. Durch die starke Integration in Microsoft Office kann Outlook auch als Teil des Office-Pakets von Microsoft angesehen werden und wird auch als PIM mit diesem zusammen verkauft.

Trotz der Namensähnlichkeit handelt es sich bei dem mit dem Internet Explorer ausgelieferten Mail- und Newsclient Outlook Express um ein völlig unabhängiges Programm. Es gibt ein kostenloses Microsoft Outlook für Mac OS, dieses unterstützt im Gegensatz zu Entourage und dem gleichnamigen Windows-Pendant jedoch weder das POP3/SMTP noch das IMAP-Protokoll und ist auf einen Microsoft Exchange Server angewiesen. Dieses Produkt wird nicht mehr weiterentwickelt, da Entourage diese Funktion übernahm.

[Bearbeiten] Funktionsweise

Outlook speichert lokal alle Daten (Kalender, Kontakte, E-Mails etc.) in sogenannten PST-Dateien ab (PST = Personal Storage). Bis Outlook 2002 war diese auf 2 GB begrenzt. Seit der Version Outlook 2003 kann die PST-Datei in einem Unicode-Format gespeichert werden und ist in diesem Modus nicht mehr auf eine bestimmte Größe begrenzt. Outlook-Versionen, die älter als Outlook 2003 sind, können mit diesen Unicode-PST-Dateien nicht arbeiten. IMAP-Ordner sind erst seit Outlook 2007 Unicode-fähig.

Die Outlook-Produktreihe, wie auch die neuste Entourage-Version, spielen ihre vollen Funktionsmöglichkeiten im Netzwerk mit einem Microsoft-Exchange-Server im Hintergrund aus. Der Microsoft-Exchange-Server speichert alle Daten zentral in Datenbanken ab, weil die Vernetzung von PST-Dateien als Standardfunktion nicht möglich ist. Das Produkt bietet dann auch Groupware an. Seit 2001 gibt es Alternativen zum Exchange-Server, die PST-Dateien oder einzelne Ordner davon synchronisieren (Outlook-Synchronisation) können und/oder die gemeinsame Nutzung von Outlook-Daten im Netzwerk anbieten, ohne dass sich der Anwender in die Kosten eines komplexen Server-Systems zu stürzen braucht.

Bei den Microsoft-Exchange-Server-Alternativen muss man zwischen typischen Synchronisationsprogrammen unterscheiden, welche das Netzwerk belasten, und solchen, die wie der Microsoft Exchange-Server oder das Lotus Notes/Domino von IBM eigene, sogenannte Store Provider sind. Sämtliche Outlook-Ordner-Elemente sind hier in Echtzeit auf allen Arbeitsstationen verfügbar.

Der Versand von E-Mails, häufig auch Unified Messaging-Funktionen wie integrierter Fax- und SMS-Versand, sind inzwischen sowohl zentral über den Exchange-Server, über Online-Provider als auch Stand-alone und mit den genannten Alternativen möglich.

Mit Hilfe des sogenannten „Project Managers“ des Entourage lassen sich zudem Microsoft-Office-Dokumente im Team verwalten. Eine ähnliche Funktion bietet Outlook ab Version 2003 standardmäßig an, wahlweise als echte Online-Zusammenarbeit mit Hilfe eines Sharepoint-Servers oder durch Bereitstellung der Dokumente in einem Intranet oder durch Mail-Versand der Dokumente. Entourage enthält zudem einen Newsreader.

[Bearbeiten] Historie

Die erste Version von Outlook lag dem Softwarepaket Microsoft Office 97 Professional bei. Seitdem wurde Outlook über mehrere Versionsschritte weiterentwickelt. Auf Outlook 97 folgten Outlook 98, Outlook 2000, Outlook 2002 (auch als Outlook XP bekannt) und Outlook 2003 (Outlook 11). Im betrieblichen Umfeld gehört Lotus Notes zu den größten Mitbewerbern. Ende 2006 (für Privatkunden ab Januar 2007) erschien Office 2007, in dem auch Outlook 2007 (Outlook 12) enthalten ist.

Auf dem Macintosh wird Entourage seit Office 2001 vertrieben. Diese Version unterstützte den Microsoft Exchange-Server noch nicht. Die aktuelle Version ist Entourage 2008 und wird ausschließlich mit Office 2008 ausgeliefert. Diese unterstützt in allen Editionen (bis auf die Home- und Studenten-Edition) Exchange-Server.

[Bearbeiten] Leistungsumfang

Outlook und Entourage unterstützen die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten über eine Oberfläche; die Konten können über POP3, IMAP4 bzw. über Exchange-RPC angesteuert werden. Neben der E-Mail-Funktion ist die Terminverwaltung die im betrieblichen Umfeld am intensivsten genutzte Funktion von Outlook/Entourage. Um hierbei in den Genuss der gesamten Funktionalität von Outlook/Entourage zu kommen, ist der Betrieb eines Exchange-Servers erforderlich. Über den Exchange-Server können automatisch Besprechungen und andere Termine mit mehreren Teilnehmern geplant werden, in dem der Outlook/Entourage-Client die Terminkalender aller Teilnehmer vergleicht und mögliche Terminüberschneidungen anzeigt. Gleichzeitig können unter Outlook/Entourage Ressourcen (z. B. Räume oder Geräte) reserviert werden.

PDAs, Pocket PCs oder auch Smartphones lassen sich mittels des Hilfsprogramms ActiveSync einfach und komfortabel mit Outlook synchronisieren, so dass es dem Benutzer ermöglicht wird, auch unterwegs Termine einzutragen bzw. sich an Termine erinnern zu lassen. Entourage kann mit Hilfe von iSync mit mobilen Geräten kommunizieren.

Beim Mailversand über SMTP verletzt Outlook die Protokollspezifikation, indem es in einigen Kommandos unzulässigerweise Leerzeichen einfügt. Die meisten Mailserver sehen über diese weit verbreitete Protokollverletzung jedoch hinweg, so dass nur selten Probleme durch dieses Fehlverhalten auftreten.

Des weiteren bietet Outlook umfangreiche Kontakt-Datenbanken, Kalender-Funktionen sowie Notizen- und Aufgaben-Verwaltung unter einer Oberfläche. Die Anwendungen sind dabei miteinander verzahnt und ermöglichen so z. B., das Geburtsdatum eines Kontaktes automatisch in den Kalender zu integrieren.

[Bearbeiten] Automatisierung und Sicherheit

Outlook lässt sich mittels VBA und OLE, Entourage mit VBA und AppleScript automatisieren und erweitern. Dies ermöglichte (zusammen mit den damaligen Standard-Sicherheitseinstellungen) die massive Verbreitung der Computerwürmer Melissa (1999) und Loveletter (2000).

Phishing-E-Mails werden zu einer immer größeren Belastung für Computernutzer. Phishing ist der Versuch, mit in täuschend echt aussehenden gefälschten E-Mails vertrauliche Daten auszuspionieren. Für MS Outlook gibt es die Möglichkeit, sich unter Umständen vor Phishing-E-Mails zu schützen. Dabei wird eine Symbolleiste in MS Outlook eingebunden, und jede eingehende E-Mail kann auf gefährliche Verweise und verdächtige Header hin überprüft werden. Das Programm Delphish ist dabei kostenlos verfügbar und versetzt den Nutzer entweder in die Lage, eigenständig eine Entscheidung über ein mögliches Phishing zu treffen, oder es stuft die E-Mail automatisch auf Phishing ein. Bei der automatischen Einstufung wird auf eine Datenbank mit Phishing-E-Mails zurück gegriffen, oder es werden die Links in der E-Mail auf verdächtige Merkmale hin überprüft.

[Bearbeiten] Siehe auch

• PIM
• Groupware
• Outlook Express
• Microsoft Exchange
• Outlook-Synchronisation
• Microsoft Office

[Bearbeiten] Weblinks

• offizielle Microsoft Outlook-Website
• GoogleGroups: microsoft.public.de.outlook

Dedizierte Tipps- und Hilfesites

• Planet Outlook (Olaf von Hoff, Martin Stolz/MVP)
• DocOutlook (Peter Raddatz/MVP)
• www.outlookfaq.net (Christian Göller/MVP)
• Mailhilfe.de (Große Tippsammlung)
• Outlook-net.de (Folke Kieseler/MVP)
• MSG-Blog.de (Markus Mohmeyer)